【1°技巧】電視電話會議技術保障有技巧
電視電話會議技術保障有技巧
近年來，電視電話會議的廣泛應用使得對技術保障的標準和要求越來越高。為精益求精做好電視電話會議技術保障工作，我們總結了一些經驗和技巧。
會前準備過“五關”
第一關：任務接收關。
接到保障任務后，應仔細研讀會議方案，分析技術保障的重點和難點。與會議承辦單位聯絡人對接，并確認以下信息：采用什么會議系統，分會場地點在哪里，會議是否有視頻、PPT等輔流，分會場是否有發言任務，等等。
第二關：會場勘察關。
一看系統，即看現有視頻會議系統能否滿足會議需求，如果不能，則要組織技術研討會，討論能否增加設備及可能存在的風險，確實無法滿足會議要求的，及時向承辦單位告知實際情況。
二看布局，根據會場整體布置，規劃顯示設備和攝像設備安裝擺放的位置。如，會場設置主席臺，那么顯示設備就需要放置在主席臺上，攝像設備放在會場后方。
三看燈光，即看會場的亮度，仔細測量燈光，確保最佳攝像效果，無法滿足攝像要求的應及時調整。
第三關：方案制訂關。
確定保障設備，充分利用會議室原有設備，根據會議需要酌情增加電視機、攝像機等，并備份傳輸線路、信號處理等關鍵設施設備。
編輯流程腳本，設計畫面顯示順序，編寫控制切換指令，確保會議召開時的顯示效果。如，主席臺領導前方的顯示設備需播放分會場輪詢畫面，當有發言時則需顯示發言人特寫畫面或輔流畫面，同時向主席臺下的人員展示。
設計連接線路，按照少節點、短連接、多并聯的原則設計連接線路，力求線路里程最小、信號傳輸最可靠。
規劃聯調測試，電視電話會議一般需提前半天或一天調試系統，在會議正式召開前一個小時進行最后一次調試，如果會議流程煩瑣、信號切換頻繁或分會場有發言任務等，則需要進行多次調試，確保會議系統的穩定運行和會議過程中各個環節銜接流暢。
制訂應急預案，逐個列出可能出現問題的環節，準備好緊急處理方案，保證出現問題時能快速有效處理。
第四關：設備安裝關。
設備的安裝既需注重實效，也需考慮美觀。
實效是指設備穩、接口緊。終端、矩陣等核心設備須固定在機柜內，攝像設備有三腳架支撐；電源線、高清線等線路與設備的連接要緊，線路不能直角彎折。
美觀則要求設備擺放整齊、線路整齊劃一，尤其是移動小電視既要低于桌子下沿保證攝影效果，也要傾斜角度適中保證觀看體驗，如果小電視較多，擺放時需保持間隔距離一致、左右對稱。
第五關：系統聯調關。
一是測試系統性能。重點查看各分會場上傳到主會場的畫面質量，避免出現馬賽克或卡頓現象。如果會議有輔流，應發送至各個會場觀看，測試輔流的發送與接收是否正常。
二是調整攝像畫面。會場攝像畫面必須清晰明亮，主席臺領導和分會場人員的席卡名字應清晰可見，分會場第一排出鏡領導應為三人或五人，發言人特寫鏡頭的背景應干凈簡潔。
三是調試話筒聲音。會議應使用指向型有線話筒，聲音大小適中，不能有回聲、斷字等。當分會場有發言任務時，應單獨調測該會場話筒的聲音效果。
四是查看分會場布局。要做到分會場桌椅擺放整齊，桌面保持整潔；會議席卡統一顏色、字體和大小；會議室背景不花哨、不雜亂。
五是演練流程操作。當點名某個分會場發言時，分會場保障人員提前10秒切換到單人特寫畫面，等發言結束后重新切換回原先畫面。如果有多個分會場連續發言并都有輔流上傳至主會場，每個分會場應在發言人發言之前2～3秒發送輔流。
會中保障做到“三個細”
人員分工細化。電視電話會議服務保障的每個崗位都承擔著相應職責，會議召開時各崗位應做到分工明確，既各司其職、各負其責，又齊心協力、相互補臺，共同完成好保障任務。
組織指揮細密。會議總調度者需熟悉會議的整個流程和每一個環節，并能及時準確給保障人員下達指令。同時還需時刻觀察會場內的情況，實時調整設備。如，每名發言人聲音大小各異，需根據實際情況實時調整話筒音量大小。
設備操作細致。設備操作人員必須具備相應的專業知識和過硬的能力素質，熟練掌握設備操作流程，會議過程中須全神貫注，不能出現絲毫差錯。如出現故障問題，需快速冷靜處理，判斷故障原因，啟動應急預案。
經過會前的認真準備和會中的細致保障，電視電話會議往往可取得良好的效果。但會后工作同樣重要，需要開展全面系統的總結復盤。比如，有哪些好的做法避免了突發情況，有哪些好的經驗使工作更加順暢、完善，哪些突發情況是沒有提前考慮到的，哪些地方準備還不夠充分……這些都是促進辦會人員業務能力增長的“良方”。
同時，還需形成完備的技術保障記錄，建立資料庫，做好存檔，為今后更好地開展工作提供參考。
（作者：王建功 安徽省委辦公廳 摘自《秘書工作》）